Tapahtumapaikan valinnassa ratkaisee usein kokonaisuus: miten osallistujat liikkuvat, missä syödään ja miten majoitus, tekniikka sekä päivän ohjelma toimivat yhdessä. Yksittäisen tilan ei tarvitse olla valmiiksi täydellinen, jos ympäristö muuten palvelee tapahtuman tarpeita hyvin.
Faban henkilöstöpäivillä tapahtumapaikaksi valikoitui Ikaalisten kylpylä. Ympäristö tarjosi valmiiksi kokonaisuuteen toimivia elementtejä, ja seminaariohjelmalle sopiva tila rakennettiin hyödyntämällä kylpylän liikuntasalia.
Liikuntasalista toimivaksi seminaariympäristöksi
Lähtötilanne oli hyvin arkinen: liikuntalattia, kenttäviivat ja näyttämö.
Tilassa olivat kuitenkin tärkeimmät edellytykset kunnossa: riittävästi kokoa, toimiva pohja suurelle osallistujamäärälle sekä mahdollisuus rakentaa tekniikka, katsomo ja visuaalinen ympäristö tapahtuman tarpeisiin.
Valaistus muutti tilan yleisilmettä, viherelementit ja somisteet pehmensivät ympäristöä ja Faban visuaalinen maailma tuotiin osaksi lavaa. Kalustus, käytävälinjat ja tekniikka suunniteltiin tukemaan päivän ohjelmaa ja sujuvaa osallistujakokemusta.
Toimiva kokonaisuus syntyy oikeista prioriteeteista
Jos sijainti, palvelut, osallistujien liikkuminen ja muu logistiikka toimivat hyvin, yksittäisen tilan lähtötilannetta voidaan muokata hyvällä suunnittelulla.
Faban henkilöstöpäivillä liikuntasali tarjosi juuri tällaisen mahdollisuuden: tila muokattiin tapahtuman tarpeisiin sopivaksi niin, että koko tapahtumapaikan käytännöllisyys saatiin hyödynnettyä ilman kompromissin tuntua.
Hyvä tilasuunnittelu ei lähde siitä, miltä tila näyttää nyt, vaan siitä, mitä sen pitää tapahtuman aikana mahdollistaa.